Objectifs :

Découvrir les outils de vente de HubSpot pour améliorer l'efficacité des ventes.
Apprendre à utiliser les documents et le suivi pour optimiser les interactions avec les prospects.
Maîtriser l'organisation des rendez-vous.

Contenus :

Utilisation des documents : partage, suivi, et analyse de l'engagement.
Organisation des RDV : configuration des liens de rendez-vous et intégration avec le calendrier.
Exercice pratique : Création et partage de documents avec suivi, et configuration d'un lien de RDV.
A lire :

5 rapports de vente indispensables dans HubSpot

Vous démarrez sur le CRM de HubSpot, voici 5 rapports très simples à ajouter à votre tableau de bord : suivez le guide !

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Introduction au Reporting dans HubSpot

Objectifs et Importance du Reporting

Présenter les objectifs du cours : apprendre à utiliser les outils de reporting de HubSpot pour analyser les performances des activités marketing, de vente, et de service client.
Souligner l'importance des données et des rapports pour prendre des décisions éclairées.

Vue d'Ensemble du Reporting HubSpot

Introduction aux différents types de rapports disponibles dans HubSpot (standard, personnalisés, et avancés).
Explication de l'interface de reporting et des principales fonctionnalités.

Comprendre les Données dans HubSpot

Sources de Données

Exploration des différentes sources de données dans HubSpot : CRM, Marketing Hub, Sales Hub, et Service Hub.
Discussion sur l'importance de la qualité des données pour un reporting précis.

Segmentation et Propriétés Personnalisées

Démonstration de la segmentation des données pour créer des rapports ciblés.
Explication de l'utilisation des propriétés personnalisées dans les rapports et comment elles peuvent enrichir l'analyse.

Créer et gérer vos tableaux de bord

Organisez les rapports associés dans une seule vue à l'aide d'un tableau de bord. Créez des tableaux de bord à des fins de reporting, partagez des tableaux de bord avec d'autres utilisateurs de votre compte et clonez ou supprimez des tableaux de bord existants pour préserver votre organisation.

Vous pouvez créer des tableaux de bord et personnaliser leurs rapports pour votre utilisation personnelle. Si vous souhaitez partager un tableau de bord avec d'autres membres de votre compte HubSpot, modifiez sa visibilité. Vous pouvez également cloner les tableaux de bord auxquels vous avez accès et supprimer ceux que vous avez créés pour éviter tout encombrement. Lorsque vous êtes en déplacement, vous pouvez consulter vos rapports et tableaux de bord sur l'application mobile HubSpot.

Veuillez noter : le nombre maximum de tableaux de bord que vous pouvez avoir dans votre compte HubSpot est basé sur le niveau d'abonnement le plus élevé de votre compte. Par exemple, si votre compte dispose de Marketing Hub Entreprise et Sales Hub Pro, vous pouvez avoir le nombre maximum de tableaux de bord du fait de votre abonnement Entreprise. Vérifiez le nombre maximum de tableaux de bord que vous pouvez avoir grâce à votre abonnement le plus élevé dans le catalogue des produits et services de HubSpot.

Pour voir une vue d'ensemble de la création et de la gestion de vos tableaux de bord dans HubSpot, regardez la vidéo ci-dessous :

Créer un tableau de bord

Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Tableaux de bord.
Cliquez sur Créer un tableau de bord dans l'angle supérieur droit. Vous serez dirigé vers la bibliothèque des tableaux de bord.
Vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :

Sélectionnez un modèle de tableau de bord prédéfini :

Cliquez sur le type de tableau de bord que vous souhaitez créer.

Dans le panneau de droite, examinez les rapports recommandés. Décochez les cases à côté des rapports que vous ne souhaitez pas inclure.Cliquez sur Suivant.
Sélectionnez Nouveau tableau de bord pour créer un tableau de bord vierge sans rapport.

Dans le panneau de droite, saisissez un nom pour le tableau de bord.

Remarque : Le nom du tableau de bord ne peut pas contenir d'URL de site web ou de point.

Définissez ensuite l'accès utilisateur à ce tableau de bord :
Privé pour le propriétaire : permet à votre utilisateur vos administrateurs de consulter et de modifier le tableau de bord uniquement. Un super administrateur ne peut sélectionner cette option que s'il est le propriétaire du tableau de bord.Tout le monde : permet à tous les utilisateurs de votre compte HubSpot de consulter le tableau de bord.Sélectionnez Visualiser et modifier pour permettre à tous les utilisateurs de consulter et de modifier le tableau de bord.Sélectionnez Afficher uniquement pour permettre à tous les utilisateurs de consulter le tableau de bord, mais pas de le modifier.Uniquement des utilisateurs et des équipes spécifiques (Entreprise uniquement) : permet à des utilisateurs et à des équipes spécifiques de votre compte HubSpot d'afficher le tableau de bord.
Sélectionnez Visualiser et modifier pour permettre à des utilisateurs spécifiques de consulter et de modifier le tableau de bord. Cliquez sur Suivant dans l'angle inférieur droit et sélectionnez les utilisateurs et équipes qui pourront consulter et modifier le tableau de bord.Sélectionnez Afficher uniquement pour permettre à des utilisateurs spécifiques de consulter le tableau de bord, mais pas de le modifier. Cliquez sur Suivant dans l'angle inférieur droit et sélectionnez les utilisateurs et équipes qui pourront consulter le tableau de bord.

Remarque : Lors de la recherche d'un utilisateur ou d'une équipe, l'utilisation de lettres majuscules ne donnera aucun résultat. Vous devez taper en minuscules.

Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Créer un tableau de bord.

Une fois que vous avez créé votre tableau de bord, vous pouvez y ajouter des rapports et le personnaliser.

Remarque : les tableaux de bord de la bibliothèque de tableaux de bord auront des noms par défaut dans la langue que l'utilisateur a sélectionnée pour son compte. Si un tableau de bord est créé et partagé avec des utilisateurs qui ont sélectionné une langue différente, son nom sera conservé dans la langue sélectionnée initialement. Vous souhaiterez probablement renommer les tableaux de bord si vous travaillez avec des utilisateurs dont les paramètres de langue sont différents.

Gérer les tableaux de bord

Les super-administrateurs et les utilisateurs ayant l'autorisation Rapports et tableaux de bord peuvent consulter et modifier tous les tableaux de bord, indépendamment de la visibilité ou de la propriété. Dans les autres cas, un utilisateur peut uniquement apporter des modifications aux tableaux de bord qu'il possède ou auxquels il a accès.

Vous pouvez modifier le propriétaire d'un tableau de bord, définir un tableau de bord par défaut et supprimer des tableaux de bord.

Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Tableaux de bord.
En haut à droite, cliquez sur Gérer les tableaux de bord.
Pour modifier la propriété d'un tableau de bord, définir un tableau de bord comme tableau de bord par défaut pour votre utilisateur ou supprimer un tableau de bord, passez le curseur de la souris sur le tableau de bord que vous souhaitez modifier et cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez une option :

Cloner : sélectionnez cette option pour cloner le tableau de bord existant. Dans le panneau de droite, saisissez le nom du tableau de bord cloné et sélectionnez les utilisateurs qui y auront accès. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur Cloner le tableau de bord.
Détails du tableau de bord : sélectionnez cette option pour renommer le tableau de bord, modifier sa description ou changer de propriétaire. Dans le panneau de droite, modifiez les champs Nom du tableau de bord, Description du tableau de bord et Propriétaire du tableau de bord. Une fois cette étape terminée, cliquez sur Enregistrer.
Définir par défaut : dans la boîte de dialogue, cliquez sur Définir par défaut. Ce tableau de bord vous sera affiché lorsque vous accéderez à Reporting > Tableaux de bord.
Gérer l'accès : dans le panneau, sélectionnez qui peut accéder au tableau de bord : Privé pour le propriétaire, Tout le monde ou Uniquement les utilisateurs et équipes spécifiques. Sélectionnez les utilisateurs ou les équipes et cliquez sur Enregistrer.
Supprimer : si vous souhaitez conserver les rapports personnalisés de tableau de bord dans votre liste de rapports, dans la boîte de dialogue, décochez la case Supprimer également tous les rapports de ce tableau de bord. Pour confirmer la suppression, cliquez sur Supprimer le tableau de bord.

Pour supprimer des tableaux de bord en masse :

Cochez les cases à côté des tableaux de bord que vous souhaitez supprimer. Dans l'en-tête du tableau, cliquez sur Supprimer.
Dans la boîte de dialogue, décochez l'option Supprimer également tous les rapports si vous souhaitez conserver les rapports personnalisés du tableau de bord dans votre liste de rapports.
Pour confirmer la suppression, cliquez sur Oui, supprimer le tableau de bord.

Pour restaurer un tableau de bord supprimé :

Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Restaurer les tableaux de bord supprimés.
Sélectionnez la case à cocher à côté des tableaux de bord que vous souhaitez restaurer. Dans l'en-tête du tableau, cliquez sur Restaurer.

Veuillez noter que : tous les rapports qui se trouvaient dans le tableau de bord restauré et qui ont été supprimés au cours des 14 derniers jours seront également restaurés. Une fois restaurés, vos tableaux de bord auront les mêmes paramètres d'accès que lorsqu'ils ont été supprimés.

Pour modifier les utilisateurs pouvant accéder à un tableau de bord :

Dans l'angle supérieur droit du tableau de bord, à côté de l'option Attribué, cliquez sur l'autorisation d'attribution actuelle, puis sur Modifier l'accès.

Dans le panneau de droite, définissez l'accès utilisateur au tableau de bord :

Privé pour le propriétaire : permet à votre utilisateur vos administrateurs de consulter et de modifier le tableau de bord uniquement. Un super administrateur ne peut sélectionner cette option que s'il est le propriétaire du tableau de bord.
Tout le monde : permet à tous les utilisateurs de votre compte HubSpot de consulter le tableau de bord.

Sélectionnez Visualiser et modifier pour permettre à tous les utilisateurs de consulter et de modifier le tableau de bord.
Sélectionnez Afficher uniquement pour permettre à tous les utilisateurs de consulter le tableau de bord, mais pas de le modifier.

Uniquement les utilisateurs et équipes spécifiques (Entreprise uniquement) : permet à des utilisateurs et équipes spécifiques ayant accès à votre compte HubSpot de consulter le tableau de bord.

Sélectionnez Visualiser et modifier pour permettre à des utilisateurs spécifiques de consulter et de modifier le tableau de bord. Cliquez sur Suivant dans l'angle inférieur droit et sélectionnez les utilisateurs et équipes qui pourront consulter et modifier le tableau de bord.
Sélectionnez Afficher uniquement pour permettre à des utilisateurs spécifiques de consulter le tableau de bord, mais pas de le modifier. Cliquez sur Suivant dans l'angle inférieur droit et sélectionnez les utilisateurs et équipes qui pourront consulter le tableau de bord.

Cliquez sur Enregistrer.
Pour ajouter un tableau de bord à votre liste de tableaux de bord favoris, cliquez sur l'icône étoile favorite à côté du tableau de bord dans votre liste de tableaux de bord. Vous pouvez ajouter jusqu'à 10 tableaux de bord favoris.

Afficher l'activité dans votre tableau de bord

Plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès à un tableau de bord et le modifier. Lorsque vous remarquez que des modifications ont été apportées à un tableau de bord, vous pouvez consulter son journal d'activité et savoir qui a effectué ces modifications.

Depuis votre compte HubSpot, accédez à Rapports > Tableaux de bord.
En haut à gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord et sélectionnez le tableau de bord dont vous voulez vérifier le journal d'activité.
Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Journal d'activité.
Dans la boîte de dialogue, vous pouvez voir les modifications apportées, les utilisateurs qui ont effectué les modifications et les horodatages de chaque modification.

Comprendre les différents types de graphiques dans les rapports HubSpot

Lorsque vous personnalisez des rapports ou analysez des données dans vos outils d'analyse, vous pouvez sélectionner un style ou un type de graphique pour afficher vos données. Il existe huit styles que vous pouvez utiliser, selon les données de votre rapport : barre, colonne, ligne, aires, anneau, secteurs, récapitulatif et tableau.

Barre

Utilisez un diagramme à barres lorsque vous souhaitez mettre en évidence la façon dont plusieurs indicateurs se comparent les uns aux autres. Par exemple, vous pouvez comparer les performances de plusieurs ebooks les uns par rapport aux autres. Dans le générateur de rapports personnalisés , ce type de graphique est appelé graphique à barres horizontales. Ce graphique peut être affiché avec des pourcentages ; cliquez sur Chart Settings (Custom Report Builder) ou Display Options (Single Object Report Builder), puis cliquez sur le menu déroulant Stacked et sélectionnez Percent.

Colonne

Utilisez un diagramme à colonnes lorsque vous souhaitez mettre en évidence la façon dont plusieurs indicateurs se comparent les uns aux autres. Par exemple, vous pouvez voir combien de contacts vous avez générés à partir de différents canaux de marketing. Si vous disposez d'une grande quantité de données, un diagramme à colonnes peut être une meilleure option qu'un diagramme à barres. Dans le générateur de rapports personnalisés , ce type de graphique est appelé graphique à barres verticales. Ce graphique peut être affiché avec des pourcentages ; cliquez sur Chart Settings (Custom Report Builder) ou Display Options (Single Object Report Builder), puis cliquez sur le menu déroulant Stacked et sélectionnez Percent.

Ligne

Utilisez un diagramme linéaire lorsque vous voulez montrer l'évolution d'un indicateur dans le temps. Par exemple, utilisez un diagramme linéaire pour afficher la croissance de vos contacts dans le temps. Ce graphique peut être affiché avec des pourcentages ; cliquez sur Chart Settings (Custom Report Builder) ou Display Options (Single Object Report Builder), puis cliquez sur le menu déroulant Stacked et sélectionnez Percent.

Aires

Utilisez un graphique en aires lorsque vous voulez afficher plusieurs ensembles de données et leur croissance relative dans le temps par rapport aux autres. Vous pouvez voir comment chaque ensemble de données s'est développé individuellement, mais aussi comment elles ont été ajoutées à l'ensemble de vos indicateurs. Ce graphique peut être affiché avec des pourcentages ; cliquez sur Chart Settings (Custom Report Builder) ou Display Options (Single Object Report Builder), puis cliquez sur le menu déroulant Stacked et sélectionnez Percent.

Anneau

Utilisez un diagramme en forme de beigne pour afficher la répartition d'une mesure. Par exemple, utilisez un diagramme en forme de beignet pour visualiser la répartition du nombre total de contacts par étape du cycle de vie.

Secteurs

Semblables aux diagrammes en beignet, les diagrammes circulaires sont utilisés pour afficher la ventilation d'une mesure. Par exemple, utilisez un diagramme circulaire pour voir la répartition du nombre total de contacts par étape du cycle de vie. Un diagramme circulaire affiche un maximum de 25 sections à la fois.

Récapitulatif

Ce élément visuel vous donne un instantané de vos données en affichant des indicateurs précis. Par exemple, si vous voulez savoir combien d'appels, d'e-mails ou de réunions vos commerciaux ont eus au cours d'une période donnée, vous pouvez créer un rapport d'engagements en utilisant le nombre et le type d'engagements.

Tableau

Utilisez un tableau pour afficher vos données lorsqu'il est important de voir les chiffres exacts de plusieurs mesures ensemble, et pas seulement les tendances générales. Par exemple, un tableau permet d'afficher le nombre d'affaires par propriétaire d'affaire, ainsi que le nombre moyen de jours nécessaires pour conclure l'affaire.

Remarque : le générateur de rapports personnalisés ne prend pas en charge les données résumées l'affichage des tableaux graphiques.

Combinaison

Utilisez un graphique combiné pour comparer différents indicateurs dans la même visualisation. Un graphique combiné se compose de deux axes Y visualisés par un diagramme à barres et un diagramme linéaire superposé. Par exemple, utilisez un graphique combiné pour comparer les sessions de site web et la durée moyenne des sessions.

Tableau croisé dynamique

Dans le générateur de rapports personnalisés, utilisez des tableaux croisés dynamiques pour regrouper, comparer et synthétiser de grands ensembles de données. Lorsque vous utilisez des tableaux croisés dynamiques, vous pouvez avoir jusqu'à quatre propriétés dans les sections des lignes et des colonnes. Par exemple, utilisez un tableau croisé dynamique pour comparer le nombre de vues de page et le nombre de transactions selon la phase du cycle de vie des contacts devenus des leads à compter de janvier 2020.

Pour afficher les sous-totaux dans votre rapport, cliquez sur Chart settings, puis cochez la case Show subtotals.

Diagramme de dispersion

Dans le générateur de rapports personnalisés, vous pouvez sélectionner le diagramme de dispersion comme type de graphique. Alors que les types de graphiques tels que les diagrammes à barres et les diagrammes linéaires vous permettent de mesurer les données sur les axes X et Y, les diagrammes de dispersion peuvent être utiles pour visualiser les relations entre les données de plusieurs variables. Les diagrammes de dispersion permettent de mettre en évidence les tendances, les regroupements, les schémas et les relations entre les données numériques. Par exemple, vous pouvez créer un diagramme de dispersion pour déterminer si l'octroi d'une remise plus importante entraîne ou non un bénéfice plus important.

Dans les diagrammes de dispersion, vous ne pouvez ajouter que des mesures et des champs basés sur la date aux axes X et Y. Tout champ ajouté à ces axes sera automatiquement converti en mesure. Pour en savoir plus sur les dimensions par rapport aux mesures.

ICP

Dans le générateur de rapports personnalisés, vous pouvez sélectionner l'indicateur de performance clé comme type de graphique. Utilisez le type de graphique KPI pour rendre compte des KPI de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez établir un rapport sur le nombre de contacts créés chaque mois.

Vous pouvez également utiliser le type de graphique de l'ICP pour comparer les variations en pourcentage. Vous pouvez configurer cette fonction en accédant aux paramètres du graphique dans le générateur de rapports personnalisés. Lorsqu'un graphique KPI utilise l'option Compare by, la période de filtrage sélectionnée détermine les deux valeurs comparées. Par exemple, si vous souhaitez savoir combien de contacts supplémentaires vous avez générés cette année par rapport à l'année dernière, en les ventilant par trimestre, chaque trimestre affichera une comparaison avec le même trimestre de l'année précédente.

Jauge

Dans le générateur de rapports personnalisés, vous pouvez choisir d'afficher vos données sous forme de jauge. Cela vous permet de mesurer la performance de vos données par rapport à une fourchette de valeurs.

Lors de la sélection de votre palette de couleurs, il est recommandé d'utiliser les palettes de couleurs Alert - Green to Red et Alert - Red to Green pour les rapports de visualisation de la jauge.

Utilisez des bandes de couleur pour indiquer visuellement un ensemble de valeurs dans votre visualisation de la jauge. Par exemple, vous pouvez avoir le jaune pour les bonnes performances, l'orange pour les performances moyennes et le rouge pour les mauvaises performances.

Mesures multiples

Lorsque vous utilisez des visualisations XY et que vous établissez des rapports sur des mesures réparties selon la même dimension, vous pouvez ajouter jusqu'à dix mesures dans le même rapport. Vous pouvez également personnaliser le nom de l'étiquette de l'axe des ordonnées afin d'inclure toutes les mesures faisant l'objet d'un rapport.